Lönsam teknik finns redan – men förändringen börjar hos människorna

Investeringar i teknik och arbetssätt som är lönsamma hos andra fastighetsägare borde ofta kunna skapa värde även hos andra. Men för att få nytta i hela beståndet räcker det inte att kopiera tekniken. Förändringen måste börja i verksamheten, hos människorna som ska arbeta på ett nytt sätt, menar Johan Sellin, Head of Proptech på Skandia Fastigheter.

När ett fastighetsbolag visar att en lösning har sänkt kostnader eller energianvändning är det värdefull kunskap för hela branschen. Johan Sellin menar att det ofta finns goda möjligheter att nå liknande resultat hos fler fastighetsägare. Men man behöver förstå mer än vilken teknik som har använts.

– Vi behöver förstå vad andra gjorde annorlunda, inte bara vilket system de valde, säger Johan Sellin.

Frågan är också om ett lyckat arbetssätt kan upprepas på många platser, utan att varje införande blir ett nytt projekt med egna lösningar.

– Den stora nyttan kommer först när vi kan göra samma förbättring om och om igen, utan att varje fastighet blir ett eget specialprojekt. Det är då en bra lösning blir skalbar, säger Johan Sellin

Energimålen visar vad förändringen kan handla om

Ett konkret exempel är Skandia Fastigheters energiarbete. Det tidigare energimålet var övergripande, men inte tillräckligt förankrat i verksamheten eller utformat efter de enskilda fastigheternas potential. Att ta fram nya mål har tagit omkring två år.

I stället för att enbart besluta om en gemensam målsiffra har bolaget satt mål på fastighetsnivå, tillsammans med verksamheten. Det har skapat en gemensam förståelse för vilka åtgärder som behöver genomföras under de kommande åren – och ett engagemang hos dem som ska göra jobbet.

– Det kan låta onödigt ambitiöst att lägga nästan två år på att sätta nya energimål. Men det viktigaste är inte själva målsiffran, utan att alla nu förstår vad som behöver göras i fastigheterna och känner sig delaktiga i arbetet, säger Johan Sellin.

Inga nya system behövdes. Arbetssätten kunde utvecklas med stöd av de befintliga verktygen, som bara har kompletterats med mindre förbättringar för uppföljning och analys.

– Effekterna vi ser är fantastiska. Men det är inte tack vare något nytt system, utan tack vare människorna runt systemen. Förändringen i hur vi arbetar och det engagemang vi fått i organisationen betyder betydligt mer än de förbättringar vi gjort i våra verktyg, säger Johan Sellin.

Börja med människorna – inte med systemet

Inom uthyrning och förvaltning kan samma arbetsuppgift utföras på flera olika sätt, och rutinerna är inte alltid lika tydligt dokumenterade som på andra håll i organisationen. Om man börjar med att köpa ett gemensamt system riskerar tekniken att krocka med invanda arbetssätt, i stället för att hjälpa verksamheten framåt.

– Du måste förstå vilken arbetsuppgift systemet ska lösa på ett bättre sätt. Det behöver du göra innan du börjar titta på olika system, säger Johan Sellin.

Därför behöver de som ska använda en lösning vara med i förändringen. Gemensamma processer, tydliga ansvar och en förståelse för varför arbetet ska göras annorlunda är förutsättningar för att den förväntade nyttan faktiskt ska uppstå.

En pilot ska visa vägen till hela beståndet

När Skandia Fastigheter utvärderar ny teknik väger erfarenheter från liknande fastighetsbolag tungt. Referenser ger inte bara kunskap om funktioner, utan också om vad som krävdes för att införa lösningen och få den att fungera över tid.

– Leverantören kan ta med sig en befintlig kund som berättar för en potentiell ny kund hur lösningen har fungerat i praktiken. Det bygger förtroende, säger Johan Sellin.

En begränsad pilot kan därefter visa hur lösningen fungerar i den egna miljön. Men testet behöver också ge svar på vilket stöd som krävs, hur medarbetarna påverkas och vad som måste vara gemensamt för att lösningen ska gå att införa i stor skala. En tekniskt lyckad pilot är inte automatiskt ett skalbart arbetssätt.

Införandet måste finnas med i affären

Behovet av stöd under införandet är också en ekonomisk fråga. Amir Noghabai, Head of Partnerships på AGV Nordics, ser en risk i att leverantörer och fastighetsägare har olika bild av hur mycket arbete som krävs för att en tjänst ska bli en del av den dagliga förvaltningen. Om det inte är med i kalkylen från början kan förutsättningarna för investeringen förändras.

– Mjukvaran har en plats, men det behövs minst lika mycket en person som håller hela tjänsten vid liv, konstaterar han.

I sina senaste upphandlingar har Skandia Fastigheter därför tagit höjd för att kunna få hjälp med införandet. Samtidigt behöver leverantörerna vara tydliga med vad stödet faktiskt innebär och kostar.

– Man kanske är lite försiktig med att ta betalt för sitt införande. Men om man måste vara med kunden i ett, ett och ett halvt år, kan man inte göra det pro bono, säger Sellin.

Fastigheternas verklighet påverkar takten

Digitala tjänster för styrning och optimering av byggnader kan också kräva installationer på plats och säker kommunikation mellan flera system. I ett bestånd med många fastigheter gör det uppskalningen mer tidskrävande än för en renodlad molntjänst.

– Det tar mycket längre tid att få fysiska prylar på plats i ett hus än att göra molnintegrationer. Molnintegrationer kan du göra från vilken plats på jorden som helst, säger Johan Sellin.

Det är en verklighet som leverantörer och deras investerare behöver förstå. Förväntningar på snabb försäljning och återkommande intäkter måste förenas med tiden det tar att förankra och genomföra förändringen i fastigheterna.

Branschen behöver dela både framgångar och svårigheter

Just därför blir erfarenhetsutbytet mellan fastighetsägare och teknikleverantörer viktigt. Johan Sellin och Amir Noghabai möts bland annat i AGV-nätverket Proptech Do’ers, där deltagarna diskuterar vad som fungerar, vilka hinder som uppstår och hur samarbetet kan bli bättre.

– Tekniken behöver fungera långsiktigt i organisationen. Det kan teknikbolagen inte lösa på egen hand, utan det krävs ett samarbete mellan fastighetsägare, leverantörer och konsulter, säger Amir Noghabai.

När deltagarna lär känna varandra blir det också lättare att tala öppet om problem. Då kan både beställare och leverantörer bli bättre på att förstå vad som krävs för att en bra lösning ska ge nytta i praktiken.

Den 3 februari kl. 14.00 tar Proptech Do’ers samtalet till scenen på Clima Energy Nordic i Göteborg, där nätverket är samarbetspartner. Ambitionen är att deltagarna i publiken ska kunna bidra med sina egna erfarenheter.

– Vi försöker fokusera på att träffen inte bara handlar om talaren, utan om hela gruppen som deltar, säger Amir Noghabai.

 Hur går vi från beprövade lösningar till förändringar som fungerar i hela fastighetsbeståndet? Delta i samtalet med Proptech Do’ers den 3 februari kl. 14.00 på Clima Energy Nordic i Göteborg.

Om Clima Energy Nordic

Clima Energy Nordic är den första nordiska mötesplatsen med fokus på effektiv energianvändning inom kyla, värme och ventilation för inomhusklimat. Den 2–4 februari 2027 på Svenska Mässan i Göteborg möts fastighetsägare, installatörer, leverantörer, experter och beslutsfattare för att dela kunskap, skapa affärer och tillsammans driva utvecklingen mot energieffektiva och hållbara fastigheter. Läs mer om Clima Energy Nordic och boka biljett »